Referat fra ordinær generalforsamling i Grundejerforeningen Munkerup Have søndag 7. maj 2017 fra kl. 10.00 til kl. 12.50
Formand Vibeke Rosenkjær bød velkommen og var glad for det store fremmøde.
1. Valg af dirigent
Bestyrelsen foreslår Poul Juul. Derudover opstiller Peter Jørgensen(8).
Vibeke(1) gjorde det herefter klart, at hun ikke ville fortsætte som formand, hvis ikke en professionel person udenfor Munkerup Haves rækker varetager dirigentposten. Mange års erfaring med kævl og strid på Munkerup Haves generalforsamlinger ønskede hun ikke at deltage i som formand. Poul Juul var bestilt af bestyrelsen med et honorar på 2.500 kr., og dette beløb skulle naturligvis betales uanset valg af dirigent. Med Vibeke ville den øvrige bestyrelse også trække sig. Peter Jørgensen(8) valgte herefter at trække sig. Anja(28) ønskede at vide, om der blev betalt skat af beløbet. Dette kunne Poul Juul bekræfte.
Poul Juul blev herefter valgt som dirigent.
Jette Vessel Christensen(6) var af bestyrelsen udpeget som referent.
Dirigenten konstaterede at generalforsamlingen var lovligt indkaldt. Der var en enkelt rettelse til dagsordenen i punkt 7, hvor der retteligt burde stå: ”Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter”. Med denne tilføjelse var dagsordenen i orden og generalforsamlingen beslutningsdygtig.
Dirigenten erindrede om de mange punkter på dagsordenen, og at der på forhånd ville være en vis uenighed om nogle af disse. Derfor kunne det måske knibe med at overholde tidsplanen, men at han naturligvis satsede på at afslutte kl. 12.00, og bad forsamlingen bistå med dette.
Der er udsendt forslag fra bestyrelsen til en række vedtægtsændringer mærket bilag A-I.
Ulla Nerenst(23) har udsendt forslag vedrørende paragraf 17 plus forslag om fuldmagt. Da Ulla Nerenst ikke selv er til stede, kan forslaget ikke behandles, medmindre en tilstedeværende ønsker at genoptage det. Ole Timmer(23), der havde fuldmagt fra Ulla Nerenst, opretholdt forslaget, der herefter kan behandles.
Der er ligeledes indkommet og udsendt forslag fra Lise Jensen og Per Berg(24) om paragraf 17 plus forslag om hundehold.
Der er 3 forslag, der omhandler paragraf 17.
Forslag fra Ulla Nerenst(23) vedrørende fuldmagter og tjenesteydelser, blev læst op af dirigenten. Ole Timmer(23) varetog behandlingen af Ullas forslag i dennes fravær efter fuldmagt. Forslaget er en almindelig henstilling, da det ikke er formuleret som en vedtægtsbestemmelse og derfor ikke kan behandles som sådan. Dirigenten besluttede med hensyn til punkt 1. i Ulla Nerensts forslag, at gennemgå fuldmagterne og offentliggøre navn og husstands nr. på disse. Dette blev accepteret af såvel Ole Timmer som resten af forsamlingen uden bemærkninger.
Ved vedtægtsændringer skal halvdelen af de stemmeberettigede være til stede og mindst 2/3 af disse skal stemme for vedtægtsændringerne. Ved dirigentens optælling konstateredes 22 personer med stemmeret til stede på generalforsamlingen og der var afleveret 9 fuldmagter. Stemmer i alt er herved 31, altså over de 25, der skulle til for at ændringerne af vedtægterne kunne besluttes.
Baseret på forløbet efter sidste års generalforsamling formanede dirigenten: Almindelig parlamentarisk og demokratisk skik, som vedtægterne bygger på siger, at bestyrelsen leder foreningen mellem generalforsamlingerne, der er højeste myndighed. Bestyrelsen skal arbejde med at realisere formålet i paragraf 2,1 (se denne). Bestyrelsen skal på ordinær generalforsamling 1 gang årligt – eller ved ekstraordinære generalforsamlinger- stille op og stå til regnskab over for medlemmerne.
Derimod skal bestyrelsen ikke stille op og bruge tid på debatlystne medlemmer, der ved mail- eller postomdelte skrivelser, udfordrer bestyrelsen. Bestyrelsen kan derfor med hjemmel i vedtægterne sige nej til at deltage i dette. Når bestyrelsen har markeret dette, bør debat- og stridslystne medlemmer affinde sig med det – eller selv stille op til bestyrelse. Det betyder, at ordet på generalforsamlingen er frit, men indlæg skal være saglige og respektfulde, og når vi går herfra er debatten slut indtil næste generalforsamling. Sagt med andre ord: ”Sige til på rette tid og sted – og siden tie stille”.
Endelig skal det slås fast, hvad der står i paragraf 10 (se denne). Alternative referater, som alle oplevede efter sidste generalforsamling er altså en udemokratisk og ikke-parlamentarisk aktivitet, der krænker vedtægternes måde at ordne foreningens forhold på. Og som på uacceptabel måde, krænker de medlemmer, der følger reglerne. Jeg håber og henstiller, at det ikke forekommer igen, og skulle det forekomme, bør det smides i papirkurven.
Ole(23) ville gerne vide, hvad man så skal gøre, hvis der er misforståelser i referatet. Dirigenten svarede her, at enhver kan rette henvendelse til bestyrelsen, hvis ikke man er enig. Eller man kan indkalde til en ekstraordinær generalforsamling. Det er dirigentens ret og pligt endeligt at godkende et referat.
2. Bestyrelsens beretning om det forløbne år
Formanden forelagde bestyrelsens beretning. Denne lægges på foreningens hjemmeside sammen med regnskab og referat.
Lise(24) ville gerne vide, om restancerne var inde og svaret hertil var ja. Forslag om at bord/bænk fra det ene fællesareal, hvor der står 2, kunne flyttes til stranden og evt. cementeres fast.
Formanden svarede, at vi har mistet 2 sæt bænk/bord ved de sidste års storme. Forslaget blev positivt modtaget. Bord/bænk kan evt. hejses ned ad skrænten.
Peter(8) foreslog at budgettet øges, så det ikke overskrides. Dette forslag behandles under punkt 3.
Bestyrelsens beretning blev herefter taget til efterretning.
3. Aflæggelse af regnskab, underskrevet af bestyrelse og revisor
Balance 31.12.2016 (pdf)
Resultatopgørelse 2016 (pdf)
Kasserer Kenny Rathje(20) fremlagde regnskabet med uddybelse af enkelte punkter.
Peters(8) forslag om øgning af budgettet, så dette ikke overskrides, blev afvist af bestyrelsen.
Ole(23) henviste til ukorrekte oplysninger i regnskabet med hensyn til aflønning af et medlem af bestyrelsen. Her standsede dirigenten Ole’s indlæg med en bemærkning om, at urigtige påstande ikke må fremføres. Da Ole fortsatte med at fremførte ukorrekte påstande fratog dirigenten ham ordet under dette punkt.
Anja(28) havde en kommentar til kontorhold. Anja havde på en tidligere generalforsamling bedt om, at kontorudgifter blev splittet op. På side 2 i regnskabsoversigten, kan man se, at dette er sket.
Lise(24) ville gerne vide, hvad den store overskridelse især på græs og skrænt skyldes. Her kunne kassereren henvise til stor udgift med skræntfoden med brug af store maskiner. Skræntfoden er vi stadig ansvarlig for og må betale for. Lise ville også gerne vide, om der var plantet nye træer. Kas-sereren svarede, at der endnu ikke plantet nye træer. Alle de gamle ”nye” træer overlevede desværre ikke. Der plantes nye af en vis størrelse, når tilbud er modtaget.
Ved håndsoprækning blev regnskabet enstemmigt godkendt.
4. Rettidigt indkomne forslag
Her henvises til udsendt materiale fra bestyrelsen mærket A-I, samt forslag fra Ulla(23) og Lise og Per(24)
Bilag A
Jeffrey(58) forespørger om forslag kan godkendes i dag, og om fuldmagterne skal tælles med. Dirigenten svarede: Alle forslag kan vedtages, hvis der er 2/3 flertal. Er der ikke det, ændres der ikke i paragrafferne. Fuldmagterne tælles med. Gribskov kommune skal godkende, hvad vi beslutter at ændre i vedtægterne.
Per(24) ville gerne vide, om det også er Gribskov kommune, der skal beslutte vores farvevalg (vinduer, hegn m.m.). Her er det teknisk Forvaltning, der skal spørges. Bestyrelsen arbejder stadig med denne sag.
Lene(66): Er det korrekt at Munkerup Have staves i 2 ord. Ja, det er korrekt.
Bilag A: Enstemmigt godkendt
Bilag B
Stk.1. Enstemmigt godkendt.
Stk.2: Anja(28) Ordlyden ”mødende” kan misforstås. Der bør retteligt stå: ”fremmødte” og fuldmagter i teksten. Svar herpå var at ”fremmødte” både dækker de tilstedeværende og fuldmagter.
Stk.2: Enstemmigt godkendt.
Bilag C
Per(24): Der står, at ved ekstraordinær generalforsamling skal indkaldelse ske inden 3 uger. Gælder det uden undtagelse, hvad i en ferieperiode? Dirigenten havde eksempel på, at man kunne anføre: gælder dog ikke i ferieperioden 15.6. til 15.8.
Thomas(34): Mente at sommerhusfolket var i deres hus på dette tidspunkt.
Bilag C: enstemmigt godkendt.
Bilag D
Spørgsmål her: Er en suppleant en del af bestyrelsen?
Dirigenten: Suppleanter er ikke en del af bestyrelsen, men må gerne deltage på møderne. De vælges for 1 år ad gangen. En spørger mente, at det var en gammel bestemmelse.
Diskussion om stk.1.
Der besluttes at strege sidste sætning: ”De bestyrelsesmedlemmer, der første gang kun har en valgperiode på 1 år, findes ved afstemning.”
Peter(8): Bestyrelsen konstituerer sig selv. Hvorfor så valg af formand?
Dirigenten: Sådan er reglen lavet for Munkerup Have – generalforsamlingen har besluttet sådan.
Per(24): Kan formanden også være kasserer? Nej, de flere sager kræver underskrift af formand og kasserer, men formanden kan godt være sekretær f.eks.
Bilag D: Enstemmigt godkendt.
Bilag E
Bilag E: Enstemmigt godkendt.
Bilag F
Anja(28): Kan man formulere indholdet lidt bredere, tingene ændres jo hele tiden?
Dirigenten: Hvis Mobile Pay og andet bliver almindeligt, må det tilpasses.
Lise(24): Betaling med Mobile Pay ville jo kræve, at bestyrelsen har en Smart Phone.
Merete: Opfordring til at bruge Betalingsservice(BS), så man kan se hvem, der har betalt kontingent.
Bilag F: Enstemmigt godkendt.
Bilag G
Dirigenten: Vi gennemgår bestyrelsens forslag først og derefter de 2 forslag fra henholdsvis Ulla(23) og Lise og Per(24). Hvis ja til bestyrelsens forslag, bortfalder de 2 andre forslag. Vi kan ikke beslutte hver paragraf for sig.
Emnet, i hvilket omfang bestyrelsen kunne bruge af foreningens midler, var oppe at vende sidste år. Enighed dengang om at det kan tillades, hvis det er transparent. Merete som
regnskabsassistance var en god idé grundet det rimelige honorar. Det skal blot fremgå, hvad der betales og til hvem.
Bestyrelsens forslag behandles som hovedforslag, de 2 andre stilles som ændringsforslag.
Ulla(23) har udsendt sit forslag inden forslag vedrørende vedtægtsændringerne var sendt ud.
Stk.1: står uændret.
Gamle stk.2 og 3 splittes op – en præcisering
Stk. 4: En specificering.
Jeffrey(58): Ville gerne vide, hvor punkterne om visse tjenesteydelser står i regnskabet, og principperne omkring det. Her henvises til administration side 2., regnskabsassistance.
Dirigenten henviser til paragraf 14 den sidste sætning: Kasseren fører bankregnskab over indtægter og udgifter samt medlemskartotek.
Lise(24): Mener at det skal være vederlagsfrit at udføre regnskab, selvom det er et stort arbejde. Vil gerne påtage sig dette.
Dirigenten: I dag er regnskabsarbejde meget kompliceret, der er mange man skal stå til regnskab for.
Man kan stille op som kandidat. Med hensyn til dirigenten, skal denne jo vælges og med hensyn til rådgivning er det ikke ret meget, der bruges af foreningen (kunne være advokat, revisor eller tekniske spørgsmål).
Thomas(34) lod en bemærkning falde om, at det jo ikke er alt vi selv kan klare.
Lene(66) har været med i mange år, og der er helt klart en grund til, at vi nu har en betalt dirigent.
Anja(28) mener at i stk.2: … faglige kongresser… ”m.m.” bør ændres til: ”o.l.” (og lignende) og i stk.3 ligeledes: rådgivning ”o.l.”. I stk.4 ændres ordstillingen således: ”Såfremt de i stk. 3 nævnte ydelser udføres af et medlem af bestyrelsen mod betaling, skal bilag forelægges revisor og beløbet specificeres i årsregnskabet.”
Carl(25) i stk.4: der skal byttes om på ordstillingen: ”ydelser udføres af et medlem mod betaling.” Sætningen kommer til at lyde: ”Såfremt de i stk. 3 nævnte ydelser udføres af et medlem af foreningen mod betaling, skal bilag forelægges revisor og beløbet specificeres i årsregnskabet.”
Ole(23): Med denne formulering er Ullas forslag dækket og forslaget trækkes.
Lise og Per(24) opretholder deres forslag om, at alle hverv skal være ulønnede.
Der holdes herefter afstemning om bestyrelsens forslag til i bilag G til ny §17 med de rettelser, der er anført ovenfor.
Dirigenten beder forsamlingen stemme ved håndsoprækning, hvor hver enkelt også viser antal fuldmagter. Resultatet var:
20 stemmer for
7 imod
2 stemmer hverken for eller imod.
Da der således nu kun er 29 stemmer stemmeberettigede og ikke de 31, der konstateredes indledningsvis, beder dirigenten om en ny afstemning, der giver samme resultat, som alle selv kunne konstatere.
Dirigenten beslutter en kort mødeafbrydelse, så han kan læse vedtægterne grundigt igen.
Herefter konstaterer dirigenten, at alle har kunnet se, at der kun er afgivet 29 stemmer. Det opfylder kravet om, hvor mange, der skal være til stede (mere end 25). Ved stemmeoptælling skal lige som ved folkeafstemning kun stemmer for og imod tælles med. Dvs. de 2 stemmer hverken for eller imod, tælles ikke med. Med 20 stemmer for og 7 imod er kravet om 2/3 flertal opfyldt.
Bilag G er hermed vedtaget og Lise og Pers forslag bortfalder.
Bilag H og I
Bilag H og I: Enstemmigt vedtaget.
Herefter følger Lise og Pers forslag 2 om hundehold
Lene (66): Det er et stort problem med hundes efterladenskaber i græsarealet foran parcellen.
Thomas(34): Mener, der bør gøres noget.
Ole(23): Mener nu at have bedre styr på sin hund, og at det er godt at have hund, da de er så observante, med hensyn til personer i området.
Dorte(56): Kender også til hundeefterladenskaber og observere ligeledes folk, der smider affald ned ad skrænten.
Anja(28): Mener ikke at bestyrelsen skal være politimænd. Man må selv gøre noget.
Vibeke(1): Det har altid været et problem. Måske kunne skiltning være en løsning.
Lise(24): Carsten, vores havemand må have besked om sin løsgående hund. Han kan jo ikke kontrollere hvad hunden laver, når han arbejder.
Dorte(56): Man kunne sætte et stativ op med poser til efterladenskaber til fri afbenyttelse.
Niels(30): Lejerne i nr. 30 er nu udskiftet, og de 2 hunde er væk. De nye lejere vil få besked om hundehold i Munkerup Have. Det er indføjet i lejekontrakten. Mener også at man selv kan gøre noget ved problemet. Hundeposer er en god idé.
Vibeke(1) tager problemet op med Carsten, havemanden.
Dirigenten: Forslaget kan tages til beslutning, men kan ikke indgå i vedtægterne.
Bestyrelsen sætter hundehold i Munkerup Have på hjemmesiden.
Afstemning:
20 stemmer for
Ingen imod
Ingen hverken for eller imod.
Forslaget omhandlende hundehold vedtaget enstemmigt.
5. Fremlæggelse af budget og fastsættelse af kontingent
Kassereren, Kenny(20): Foreslår fastholdelse af budgettet, så er der lidt luft i økonomien.
Peter(8): Kan der flyttes 500 kr. fra anlægsfonden?
Kenny(20): Stormene bliver nok ikke mindre og derfor bibeholder vi budgetforslaget.
Anja(28): Vi skal overholde budgettet.
Lise(24): Anlægsfonden skal fastholdes. Vores skråning eroderer.
Ole(23): Synes at arbejdslørdagen skal bibeholdes.
Niels(30): God ide med en arbejdslørdag.
Søren(6): Mener at arbejdslørdagen har overlevet sig selv og foreslår en vejfest eller lignende i stedet.
Vibeke(1): Vi kan nedsætte et udvalg, der kan udarbejde forslag til en arbejdslørdag eller vejfest.
Per(24): Klager over snerydningen, der er mangelfuld.
Thomas(34): Man når ikke at rydde sneen, før den er kørt fast, fordi vort område fejes sidst.
Lise(24): Man har pligt til at rydde sne uden for eget område.
Forslag ang. snerydning sendes til bestyrelsen.
Kontingent foreslås bibeholdt på 3000 kr. pr. år.
Budget og kontingent blev enstemmigt vedtaget.
6. Valg af formand for bestyrelsen. Vibeke Rosenkjær genopstiller.
Vibeke enstemmigt valgt.
7. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter
Dorte Jacobsen(56) og Jette Vessel Christensen(6) er på valg.
Begge blev enstemmigt valgt.
Merete Kinberg og Carl Laulund(25) genvalgtes enstemmigt.
8. Valg af revisor og revisorsuppleant
Bestyrelsen indstiller Jan Ungar(17) til genvalg.
Ole Timmer opstiller Ulla Nerenst(23) og promoverer hende og hendes kvalifikationer i en tale.
Jan Ungar blev valgt med 23 stemmer mod 6 til Ulla Nerenst.
Ole Åvang(15) blev genvalgt in absentia til revisorsuppleant.
Niels(30): ville gerne vide om man ikke skal have en revisorautorisation for at udføre dette hverv.
Dirigenten: Det kan man selv bestemme, men det koster.
9. Eventuelt
Søren(6): Forespurgte om alle havde fået papirer vedrørende generalforsamlingen udsendt på mail. Hvis man får en ny mailadresse skal dette meddeles sekretæren (Jette, 6).
Kai(40): Ikke alle har en computer. Hertil svarede Søren, at det er han bekendt med, og de 2 parceller, der er tale om, får deres informationer leveret i postkasserne.
Lise(24): Ønsker en inventarliste over de ”redskaber” som Munkerup Have råder over og hvor de forefindes. Dette ønske vil blive opfyldt og lagt på nettet.
Peter(64): De sorte råger, der larmer morgen og aften, må de skydes?
Niels(30) (jæger): Råger kan reguleres, men man skal spørge Naturstyrelsen. Hvis der gives tilladelse, kræves der jagttegn.
Ole(70): Når det er mørkt, er det svært at finde indkørslen til Munkerup have, for lidt belysning.
Bestyrelsen tager problemet op.
Der har været problemer med afklippet græs på arealet ved Oles carport. Ole fik at vide, at græs-bunken lå på fællesarealet, hvilket ikke var korrekt. Ole medbringer erklæring og dokumentation om, hvor matriklen er placeret. For nylig gik der ild i græsbunken og brandvæsenet blev tilkaldt og fik slukket branden. Årsag til branden var, at der var hældt aske med gløder, formentlig fra en brændeovn, på bunken. En brandmajor formanede om, at bunken skulle fjernes.
En container foreslås opstillet.
Vibeke(1): Der må ikke stilles containere op på pladsen, og Gerda(3) og flere synes heller ikke det er en god idé. Der fortsættes med indsamling af haveaffald 2 gange om året på arealet foran Vibeke(1), når bestyrelsen giver besked.
Lene(66): Omkring hjørnet ved parcel 68 og 46, køres der alt for stærkt. Lene maner til at farten sættes ned.
Jeffrey(58): Takker bestyrelsen for det store arbejde, der er udført i den forgangne periode.
Generalforsamlingen afsluttes kl.12.50
Referent: Jette Vessel Christensen(6)
Godkendt af dirigent Poul Juul
Munkerup Have 13. maj 2017